Los licitadores deben identificar distintas fases en las licitaciones públicas. Valorar la oportunidad, preparar la oferta, presentar la documentación, supervisar la evaluación de las propuestas y la adjudicación y, si es el caso, formalizar el contrato. Todas las fases son relevantes para tener éxito y cada fase exige distintas acciones.
La primera fase pasa por identificar en qué procedimientos una empresa puede ser competitiva, en cuáles merece la pena invertir esfuerzo y en qué casos el contrato podrá ejecutarse con garantías y rentabilidad. Un aspecto esencial es revisar los precedentes de la licitación. Estudiar contratos anteriores adjudicados por el mismo órgano de contratación con un objeto similar permite conocer quién fue el último contratista, qué otros licitadores presentaron oferta, qué precios ofertaron y cómo se valoraron los criterios de adjudicación. También, permite conocer si la licitación anterior quedó desierta o si se trata del primer concurso de un contrato de esa naturaleza. Toda esta información resulta muy valiosa porque ayuda a medir la competencia y a entender qué factores pueden ser determinantes en el procedimiento. A partir de ahí, debemos revisar los pliegos, que recogen la información básica de la licitación y definen el objeto del contrato, su duración, el precio, las condiciones de ejecución, los requisitos de solvencia y los criterios de adjudicación. Su análisis sirve para advertir el alcance real de las obligaciones que asumiría el licitador al presentar oferta, así como para valorar si existe algún motivo que justifique una eventual impugnación.
Antes de decidir si se concurre, la empresa debe preguntarse si puede obtener una puntuación competitiva en los criterios de adjudicación, cuánto tiempo y recursos exigirá preparar la propuesta y si el contrato seguirá siendo económicamente viable después de aplicar una eventual rebaja del precio. Esa valoración previa es la que distingue entre una oportunidad real y un procedimiento que, aunque puede parecer atractivo, quizá no compense afrontar. A su vez, los requisitos de solvencia son uno de los aspectos principales porque condicionan la posibilidad de acceder a la licitación. Cuando no se alcanzan los mínimos exigidos, existen fórmulas para cumplirlos, como acudir a medios externos o concurrir mediante una Unión Temporal de Empresas. En muchos casos, la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, ROLECE, facilita acreditar la aptitud y ahorra una parte importante del trabajo documental.
Una vez tomada la decisión, la preparación de la oferta debe ajustarse estrictamente a lo previsto en los pliegos, tanto en su contenido como en su forma. Respetar qué documentación corresponde a cada sobre, cuando el procedimiento establece esa distinción, no es una cuestión secundaria. Un error en este punto puede comportar la exclusión. Además, el contenido de la oferta vincula al licitador y supone la aceptación de los pliegos, por lo que conviene valorar con precisión la capacidad de cumplir lo que se ofrece. Es importante reforzar los aspectos que concentran una mayor puntuación, mantener la coherencia en toda la documentación y justificar adecuadamente la información confidencial que se incorpore a la propuesta. La parte económica merece especial atención. Una rebaja agresiva del precio puede situar la oferta en el terreno de la desproporción, con el consiguiente riesgo de exclusión si el órgano de contratación no acepta la justificación de su viabilidad.
Preparar una buena propuesta exige mantenerse al día sobre cualquier novedad de la licitación, ya sea mediante la suscripción a las actualizaciones de la plataforma en la que se haya publicado, la revisión de las consultas formuladas por otros licitadores o el planteamiento de dudas propias cuando existan cuestiones por aclarar sobre la documentación o sobre la forma de preparar la oferta. No debe olvidarse que la respuesta a esas consultas puede llegar a ser vinculante si así lo prevén los pliegos. Llegados a esta fase, es imprescindible asegurarse de que la oferta se presenta en el canal facilitado dentro del plazo, en el formato y con la documentación exigida. Conviene disponer de un certificado digital de identificación en vigor.
La evaluación de las ofertas no es una fase menor. El órgano de contratación puede requerir la subsanación de deficiencias, solicitar una justificación adicional sobre la viabilidad de la propuesta o incluso inadmitir la oferta o excluir al licitador. En esos supuestos, conviene atender los requerimientos en plazo y, si es el caso, impugnar la decisión en defensa de los intereses del licitador. Si, por el contrario, todo apunta a que puede resultar adjudicatario, lo aconsejable es anticiparse y preparar la documentación necesaria para la adjudicación. Tampoco debe perderse de vista que el retraso indebido del órgano de contratación en finalizar la licitación faculta a los licitadores para retirar su oferta y dejar de quedar vinculados a ella.
La adjudicación marca la fase final del procedimiento. Si el contrato se adjudica, deberá formalizarse y ejecutarse conforme a los pliegos y a la oferta presentada. Si no se logra, debe analizarse si durante la licitación la mesa o el órgano de contratación han incurrido en errores o han incumplido lo dispuesto en el pliego y, a partir de ahí, valorar la impugnación de la adjudicación, siempre que se acredite que, de prosperar el recurso, el licitador habría resultado adjudicatario. La impugnación debe plantearse dentro del plazo legalmente previsto y puede interponerse directamente ante los tribunales de justicia o a través de un recurso administrativo previo y gratuito, ya sea un recurso ordinario ante el órgano de contratación o su superior jerárquico, cuando se trate de un ente del sector público no poder adjudicador, o un recurso especial en materia de contratos ante el tribunal administrativo competente en los demás casos.
Distinguir las fases de la licitación pública permite atender con rigor las cuestiones que conciernen al licitador en cada momento. Decidir si participas, preparar la mejor oferta, presentarla bien, atender la evaluación de las ofertas y defender tus intereses es la guía que garantizará el éxito.
