El próximo 9 de noviembre de 2023 entrarán en vigor las modificaciones introducidas en la ley de 28 de mayo de 1862 (en adelante, la “Ley del Notariado"), que facilitarán ciertos trámites de las empresas y personas físicas empresarios que requieren con asiduidad la presencia notarial.
La transposición de Directivas de Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales y registrales tiene como finalidad mantener el camino de transformación digital que ya ha sido implantado en otros ámbitos, y que gracias a la calidad de los medios tecnológicos de los que disponemos hacen posible agilizar y economizar trámites sin perder garantías. Era algo esperado por todos los actores que necesitan de forma recurrente de la intervención notarial, en tanto en cuanto facilitará y economizará trámites que con anterioridad podían verse dilatados en el tiempo por la coordinación de desplazamientos e imposibilidad de asistir presencialmente.
Concretamente merece la pena destacar entre sus novedades la posibilidad de formalizar telemáticamente ciertos documentos y actuaciones notariales. Así, el nuevo artículo 17 de la Ley del Notariado modificado permite que mediante videoconferencia se autoricen pólizas mercantiles, se constituyan sociedades, se realicen aportaciones societarias (con la excepción lógica de las no dinerarias), se otorguen y se revoquen poderes, se lleven a cabo legitimaciones de firmas, se levanten actas notariales de juntas generales, etc.
Este último aspecto, el de levantar acta notarial telemática es realmente relevante, en tanto que con la ya superada pandemia se generalizaron las juntas y reuniones societarias telemáticas, pero no estaba expresamente previsto que se levantara el acta notarial telemática.
Asimismo, también se introduce la posibilidad de comparecer electrónicamente para preparar actuaciones notariales mediante la inserción de antecedentes o solicitar copias. Aspectos que anteriormente debían hacerse de forma presencial, mediante teléfono o correo electrónico.
En línea con todo lo anterior, otro propósito de las modificaciones es apostar por los documentos electrónicos, especialmente por las copias electrónicas autorizadas, que con la entrada en vigor tendrán la misma validez que las copias autorizadas originales para todo tipo de trámites.
Pero todo no van a ser buenas noticias, pues la experiencia nos indica que siempre que se introducen novedades informáticas en los trámites mercantiles debe superarse un proceso tecnológico de adaptación no exento de dificultades. En este sentido los tramites antes descritos deberán realizarse a través de la plataforma SIGNO (Sistema integrado de gestión del notariado) sede electrónica notarial que contará con un sistema de identificación cualificado. Comentadas las actualizaciones con algunos compañeros del ámbito notarial, aún se encuentran a la espera de instrucciones. Sin perjuicio de lo anterior, se espera que gracias al largo periodo que se ha establecido desde la publicación a la entrada en vigor de estas nuevas medidas, las notarías hayan podido prepararse para que este proceso de adaptación resulte lo menos tedioso posible.
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